Kennisbank: alles over de Auditfile Voorraad (AFV)
Deze pagina beschrijft de inhoudelijke opzet van de Compliance Standaard (Auditfile Voorraad, AFV) zoals vastgelegd door de Douane, gebaseerd op de meest recente documentatie: de hoofdbrochure versie 1.12 (19-03-2025), het addendum van 11 maart 2026 en het officiële Excel-specificatiebestand.
Wat is de Auditfile Voorraad?
De Auditfile Voorraad is een gestandaardiseerd bestand met data uit de bedrijfs(voorraad)administratie dat in het kader van een douaneaudit op verzoek van de Douane wordt vervaardigd (periodiek of anders) om daarna, met behulp van zoveel mogelijk standaardanalyses, bij te dragen aan het oordeel, dat de Douane moet geven over de ingediende verantwoordingen.
De AFV is gebaseerd op twee internationale standaarden: ISO 21378:2019 (Audit Data Collection Standard) en ISO 5401:2024 (de douane- en indirecte-belastingextensie daarop). Voor Nederland omvat de selectie 17 tabellen uit de eerste standaard en 4 tabellen uit de tweede.
Waarom is dit meer dan een verplichting?
Een zorgvuldig ingerichte Compliance Standaard levert je organisatie meer op dan alleen het voldoen aan een douane-eis. Met één gestandaardiseerd formaat verdwijnen tijdrovende handmatige exports, maatwerkrapportages en interpretatieverschillen. Tegelijk ontstaat een solide basis voor:
- Risicobeheersing
- Interne controle
- Een sterkere audittrail
- Betrouwbare rapportages
- Audit-klare documentatie
Een volledige en goed ingerichte audittrail, vastgelegd op het juiste detailniveau, versterkt de datakwaliteit en de betrouwbaarheid van de Compliance Standaard. Wanneer deze zorgvuldig wordt voorbereid en consistent wordt toegepast, worden onregelmatigheden eerder zichtbaar — zodat je op tijd kunt bijsturen, in plaats van achteraf verantwoording te moeten afleggen.
Voor wie geldt de Compliance Standaard?
De doelgroep is breder dan vaak wordt gedacht. Verplicht is de Compliance Standaard voor aangevers met een zogenaamde IIAA-vergunning, die de ketenregeling toepassen. De Compliance Standaard wordt naar verwachting op termijn ook verplicht (of op z'n minst aanbevolen worden) voor:
- Ondernemingen met een DWU-vergunning voor een douaneregeling met opslag/voorraad en/of veredeling van douanegoederen (zoals een douane-entrepot of actieve veredeling);
- Ondernemingen met een vergunning voor een accijnsgoederenplaats;
- Ondernemingen met een vergunning voor een inrichting voor verbruiksbelastinggoederen (bijvoorbeeld alcoholvrije dranken).
Ook zonder verplichting kunnen bedrijven profiteren van een gestandaardiseerd, digitaal formaat dat aantoonbare compliance binnen handbereik brengt, vooruitlopend op toekomstige eisen, en met minder gedoe bij een controle of herzieningsonderzoek.
Tabelstructuur
De AFV bestaat uit 21 tabellen: 17 afkomstig uit ISO 21378:2019 en 4 uit ISO 5401:2024, verdeeld over twee modules: BASE (BAS) en INVENTORY (INV). Van deze 21 tabellen zijn er 12 altijd verplicht; de overige 9 zijn conditioneel verplicht (ze moeten worden opgenomen zodra de betreffende data in je bedrijfsadministratie aanwezig is).
Module BASE
| Tabel | Status | Beschrijving |
|---|---|---|
| BAS_Profile | Verplicht | Bevat informatie over de gebruikte software en versie waarmee de data is opgesteld. |
| BAS_User | Verplicht | Bevat de gebruikersinformatie van het boekhoud-, ERP- of ander systeem. |
| BAS_Currency | Verplicht | Bevat informatie over de gebruikte valuta. |
| BAS_Measurement_Unit | Verplicht | Bevat de gebruikte meeteenheden. |
| BAS_Selection_Period | Verplicht | Bevat de selectiecriteria en periode waarover de AFV is opgesteld (1 regel). |
| BAS_Customer_Type | Conditioneel | Gedetailleerde beschrijvingen van klanttypen. |
| BAS_Customer | Conditioneel | Basisinformatie over klanten. |
| BAS_Supplier_Type | Conditioneel | Gedetailleerde beschrijvingen van leverancierstypen. |
| BAS_Supplier | Conditioneel | Basisinformatie over leveranciers. |
| BAS_Accounting_Period | Conditioneel | Informatie over de boekhoudperiode, boekjaar, begin- en einddatum. |
| BAS_Project | Conditioneel | Informatie over apart geadministreerde projecten (bijv. bouw- of onderzoeksprojecten). |
Module INVENTORY
| Tabel | Status | Beschrijving |
|---|---|---|
| INV_Location | Verplicht | Locatie(s) waar voorraad wordt bijgehouden. |
| INV_Product | Verplicht | Basiskenmerken van een voorraadartikel. |
| INV_Transaction | Verplicht | Transactiehistorie die de voorraad beïnvloedt binnen de gekozen periode. |
| INV_Period_Balance | Verplicht | Transactiehistorie die de voorraad beïnvloedt binnen de gekozen periode. |
| INV_Product_Char | Verplicht | Productkarakteristieken (douanespecifieke kenmerken) vanaf een bepaalde datum. |
| INV_Transaction_Char | Verplicht | Karakteristieken van een product op het moment van de transactie. |
| INV_Transaction_Associated_Doc | Verplicht | Verwijzingen naar douanedocumenten die bij een voorraadtransactie horen. |
| INV_Product_Type | Conditioneel | Producttypen en de boomstructuur daarvan. |
| INV_On_Hand | Conditioneel | Actuele voorraad: hoeveelheden per locatie op een bepaalde datum. |
| INV_Physical_Inventory | Conditioneel | Hoeveelheden zoals vastgesteld tijdens een fysieke voorraadtelling. |
(Bron: officieel Excel-specificatiebestand van de Douane, werkblad "2 Modules and Tables".)
De vier uitgangspunten van de Douane
De opzet van de AFV is gebaseerd op vier uitgangspunten. Voor elk uitgangspunt bestaat een mogelijkheid tot ontheffing:
- Alle voorraden worden vastgelegd, zowel Unie- als niet-Unievoorraad, ook voorraad bij derden en zeilende voorraad (RTO), tenzij hiervoor ontheffing is verleend.
- De AFV bestaat uit 21 tabellen; niet-verplichte tabellen mogen ontbreken wanneer de betreffende data niet aanwezig is.
- Aanwezige data-elementen zijn verplicht en is een data-element aanwezig in de bedrijfsadministratie, dan moet het worden opgenomen.
- Alle transacties met betrekking tot de goederen worden meegenomen.
Ontheffing van uitgangspunt 1 kan bijvoorbeeld worden aangevraagd bij: afwijkende goederensoorten zonder verwisselingsrisico, gescheiden opslaglocaties, gescheiden administraties of systemen en verschillende belanghebbenden. Een verzoek met onderbouwing dien je in bij je douanecontactpersoon of de regiocoördinator AFV.
Nieuwe eisen
Het addendum van maart 2026 introduceert een aantal aanvullende, technische verplichtingen bovenop de hoofdbrochure:
- Controletabellen: Bij livegang zijn twee nieuwe controletabellen verplicht: BAS_CONTROLTOTALS en INV_CONTROLTOTALS, met exacte regel-aantallen per tabel om de volledigheid te verifiëren. INV_CONTROLTOTALS heeft altijd de waarde 11 (het aantal INV-tabellen inclusief zichzelf).
- Wachtwoordplicht: Bij livegang geldt een wachtwoordplicht: minimaal 12 tekens, met hoofdletter, kleine letter en cijfer. Het wachtwoord wordt afgesproken tijdens het compliance-onderzoek. De Douane adviseert om minstens één testbestand met wachtwoord aan te leveren, voorafgaand aan livegang.
- Naamgevingsconventie : Het EORI-nummer vervangt voortaan de bedrijfsnaam in de bestandsnaam; de tweede component wordt een vast volgnummer ('001', '002', ...).
- Periodiciteit: De auditfile wordt altijd over een kalendermaand aangeleverd; de inlevertermijn wordt per bedrijf afgesproken.
- Technische verduidelijkingen: Diverse verduidelijkingen rond CSV-quoting en decimale notatie (punt i.p.v. komma).
Validatiecontroles bij aanlevering
Na ontvangst voert de Douane een reeks standaard validatiecontroles uit op de dataset. Het is aan te raden deze controles vooraf zelf al in te bouwen, zodat fouten of inconsistenties tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd:
- Pre-validatiecontrole: Bestands- en mapstructuren, naamgevingsconventies, en de juistheid van de selectieperiode.
- Aanwezigheidscontrole: Zijn alle verplichte tabellen en velden aanwezig en gevuld?
- Formaatcontrole: Voldoen alle gegevens aan de technische specificaties (datumnotaties, gegevenstypen)?
- Uniciteitscontrole: Zijn primaire sleutels uniek en gevuld?
- Referentiecontrole: Hebben vreemde sleutels een geldige relatie met een primaire sleutel in een andere tabel?
- Bereikcontrole: Valt de data binnen vooraf gedefinieerde bereiken, zoals transactieperiodes of codes?
(Deze lijst is nog in ontwikkeling; de Douane kan op basis van nieuwe inzichten aanvullende controles toevoegen.)
Praktisch proces met de Douane
- Bedrijven maken afspraken over de implementatie met een regiocoördinator AFV of hun eigen douanecontactpersoon. Algemene vragen: iiaa@douane.nl.
- De uitwisseling verloopt vooralsnog via de BelastingdienstFileTransfer-service, waarvoor een uitnodiging van de Douane nodig is. Dit is een tussenoplossing.
- Een bedrijf mag meerdere AFV's inleveren, bijvoorbeeld bij meerdere WMS-systemen.
- Bedrijven mogen naast de verplichte douanekarakteristieken ook eigen, bedrijfsspecifieke karakteristieken toevoegen (voorvoegsel ZZ_).
Altijd up-to-date
Douaneregelgeving staat niet stil. Wij werken met de meest actuele specificaties van de Douane, inclusief recente aanvullingen zoals nieuwe controle-eisen, wachtwoordvereisten en naamgevingsconventies bij livegang (addendum maart 2026). Zo weet je zeker dat je implementatie aansluit op de laatste eisen en niet op verouderde marktinformatie.
Hulp nodig bij de implementatie?
De combinatie van 21 tabellen, vier uitgangspunten en aanvullende technische eisen maakt duidelijk dat een correcte implementatie meer vraagt dan het simpelweg exporteren van voorraadgegevens.